Hoje quero falar com você sobre uma das principais causas de alta ou baixa performance, de ter uma vida tranquila ou sofrer de ansiedade e estresse, de dormir tranquilo ou acordar moído de cansado, de estar acima do peso ou pesando quanto você deseja, de aproveitar a vida ou não.
O que é essa “mágica”, que tem todo esse poder? Fácil: administração do tempo!
É sobre isso que quero falar com você hoje, aproveitando que estamos lançando a versão 2018 da Agenda VM.
Aqui vão algumas dicas, com comentários, sobre como administrar melhor seu tempo.
10 dicas para administrar melhor o seu tempo, por Raul Candeloro
1) Administrar o tempo é um mito!
Tempo não se administra. Um segundo vai sempre levar um segundo para passar, um minuto vai levar um minuto para passar, uma hora vai levar uma hora para passar.
Sabendo e entendendo isso, você passa a saber e entender também que precisa controlar seu FOCO, suas PRIORIDADES e onde coloca sua ENERGIA.
Um grande erro que as pessoas cometem é imaginar que conseguem controlar o tempo. Não se controla o tempo – controlam-se as ATIVIDADES nas quais você investe seu tempo.
2) Comece a anotar como e em quê investe seu tempo.
Assim como quem quer emagrecer deve começar a anotar tudo o que come, e quem quer economizar dinheiro precisa anotar tudo o que gasta, quem quer administrar melhor seu tempo precisa anotar tudo o que faz. É a única forma de analisar seriamente onde estão seus grandes desperdiçadores de tempo (e eliminá-los).
“UM GRANDE ERRO QUE AS PESSOAS COMETEM É IMAGINAR QUE CONSEGUEM CONTROLAR O TEMPO. NÃO SE CONTROLA O TEMPO – CONTROLAM-SE AS ATIVIDADES NAS QUAIS VOCÊ INVESTE SEU TEMPO.”
3) Administrar o tempo é gestão de mudanças.
Achar que vai conseguir economizar tempo sem antes mudar sua atitude é outro grande mito. A maior parte das pessoas que não administram bem o tempo está “viciada” em alguns comportamentos ou em algumas atividades ineficientes. É preciso muita determinação e muito foco para superar esses vícios e essa dependência (exemplo típico de vício: fazer sempre o que parece urgente antes de fazer o que é importante).
4) Foco.
Faça uma lista no final do dia de todas as coisas realmente importantes que tem para fazer no outro dia.
Na manhã seguinte, faça pelo menos a primeira coisa ANTES DE TUDO. Não abra nem seus e-mails (nem Facebook!). Durante o dia, releia a lista e veja o que de mais importante consegue fazer. Ao fim do dia, refaça a lista.
Lembre-se de que essa lista é de coisas IMPORTANTES. Logo, deve ser respeitada. DISCIPLINA!
5) Aprenda a dizer “não”.
Já escrevi um editorial na VendaMais sobre isso, tendo como base uma palestra do Jim Collins a que assisti. Se você tem uma lista de coisas a fazer, crie também uma de coisas que precisa PARAR de fazer. O exercício do item 2 pode ajudá-lo nesse sentido.
6) Cuidado com e-mails e WhatsApp.
Só para reforçar – sua caixa de e-mails e mensagens, invariavelmente, é uma lista de prioridades e coisas urgentes de OUTRAS PESSOAS. Não suas. Pense nisso sempre que for começar a responder e-mails e mensagens.
7) Cuidado com mídias sociais.
Quer desperdício maior de tempo do que ver quantas pessoas deram um “curtir” na sua última postagem do Facebook? Separe 10 ou 15 minutos por dia para cuidar disso (é suficiente, acredite – é o que eu faço, mesmo com todos os seguidores que tenho) e lembre-se de que ficar entrando e saindo é VÍCIO (definição excelente de vício: comportamento que dá prazer no curto prazo e destrói no longo prazo).
8) Use uma agenda.
O simples fato de você ter um lugar no qual anotar o que precisa ser feito já é uma excelente forma de começar a se organizar e administrar melhor suas prioridades.
Se não usar uma agenda, pelo menos anote suas principais prioridades para o dia (eu uso uma simples folha de papel quando estou em casa e um aplicativo simples para anotações no meu tablet quanto estou viajando).
9) Sempre que puder, delegue.
Existem tarefas nas quais você é realmente bom e agrega valor. Em outras, claramente está desperdiçando tempos com atividades operacionais/burocráticas que não agregam NADA.
Algumas não têm jeito – você terá de fazê-las e pronto. Para essas, crie rotinas que aumentem sua produtividade. Para as outras, delegue sem dó.
Muita gente quer centralizar tudo e acaba se afundando na mediocridade por insegurança de delegar. Não seja uma dessas pessoas. Fique com o que é realmente importante e delegue o restante.
10) Reuniões.
Tenha sempre uma pauta para toda reunião, comece no horário marcado e tenha horário para terminar.
Tempo não se administra… o que se administra é seu foco, suas prioridades e sua energia!
A dica mais importante de todas: comece a questionar se uma reunião é realmente necessária (ou se aquele assunto poderia ser resolvido de outra maneira).
Ao seguir essas quatro simples regras (pauta, horário para começar, horário para terminar, prioridade da reunião), você controlará um dos grandes gargalos que temos atualmente em termos de administração de tempo dentro das empresas.
Essas são minhas dicas de administração do tempo, foco, prioridades e energia para esta semana.
Espero ter ajudado. Se tiver alguma outra dica de administração de tempo que funciona para você e que gostaria de compartilhar conosco, poste-a aqui embaixo nos comentários.
Abraço e boas vendas,
Raul Candeloro
Diretor
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